Twee vakgebieden verzamelen, en dan!?

DOOR: PAUL BAAN

De IT is de enige industrie waarin sterk gelijkende vakgebieden zo opgaan in hun eigen wereld, dat de meest voor de handliggende kruisverbanden over het hoofd worden gezien. Of ze worden wel gezien, maar door compleet verschillend lingo wil het samengaan niet vlotten. Of de verstokte specialisten in de afzonderlijke vakgebieden zien hun positie bedreigd door experts van "die andere wereld" en houden voet bij stuk dat er van een logisch kruisverband geen sprake kan zijn. In zulke gevallen zien we de analisten als masseurs optreden. Zij benoemen het snijvlak en geven de voordelen van een integrale benadering van twee verschillende vakgebieden aan. Vervolgens is het wachten op een technologische vernieuwing om deze voordelen ook daadwerkelijk te kunnen realiseren. Dan begint er een proces waarin achteraf allerlei partijen de volstrekte logica van het "nieuwe" vakgebied zullen toelichten, en waarom zij al jaren bezig zijn hiermee resultaten te behalen.

Niks nieuws, niks bijzonders, wel logisch. Twee vakgebieden verzameld in een niet eens zo nieuw jasje. De kerngedachte is heel simpel: informatie is een productiemiddel, dat, mits juist toegepast, een organisatie kan helpen aan een concurrentievoordeel. Dit voordeel kan liggen in hogere efficiëntie, kwalitatief hoogwaardiger besluitvorming, of gereduceerde juridische kwetsbaarheid. Volgens Forrester zien organisaties wel het belang van het adequaat managen van ongestructureerde en gestructureerde informatie, maar worstelen ze met de HOE-vraag. Datzelfde Forrester geeft in ieder geval een handreiking voor de eerste stap. Zorg ervoor dat de organisatiebrede behoefte aan informatie bekend en begrepen is, inclusief de processen, richtlijnen en organisatie die nodig is om die informatie effectief te beheren. Daarmee tillen we het probleem naar een dusdanig hoog niveau, dat we nog steeds niet pragmatisch van start kunnen gaan (houd de consultants in de gaten; het wachten is op de quick scans, checklists en scorecards).

Om te komen tot een antwoord op de startvraag van Forrester zullen we eerst moeten begrijpen hoe organisaties ruwe informatie verwerken tot een waardevol productiemiddel, en vervolgens dat productiemiddel te gelde maken. Iemand die daar antwoord op probeert te geven is professor Chun Wei Choo. Hij beschreef onder andere hoe organisaties de individuele beperkingen van medewerkers proberen te overkomen door besluitvorming plaats te laten vinden met behulp van ervaringen van de hele organisatie met vergelijkbare vraagstukken. Ook onderzocht hij de wijze waarop een organisatie zichzelf een beeld vormt van haar omgeving, dat beeld interpreteert en opslaat en toepast op besluitvormingsprocessen.

Hoe tegenstrijdig het ook mag klinken, dit beeldvormingsproces begint met gestructureerde informatie (data uit allerlei bronnen die de omgeving monitoren, vanuit historisch of real-time perspectief) en eindigt met ongestructureerde informatie (kennis en rechtvaardigingen van beslissingen). Tussendoor vindt interpretatie, conversie en verwerking van informatie naar een steeds hogere vorm plaats.

Als er één ding duidelijk wordt uit het betoog van Chun Wei Choo, is het dat organisaties geen onderscheid maken tussen gestructureerde of ongestructureerde informatie als het aankomt op informatie als productiemiddel. En dat informatie, zoals ook betoogd door Forrester, een integrale (bedrijfsbrede) benadering vraagt.

De rol van ECM en BI

Een aantal bewegingen – naast de eerder genoemde analisten – zorgt er nu voor dat Enterprise Information Management nadrukkelijk op de kaart komt te staan. Deze bewegingen hebben te maken met het ontstaan van noemenswaardige ervaringen met de beide onderliggende vakgebieden, met de samensmelting van de beide vakgebieden in suites van platformleveranciers, met de komst van nieuwe ontsluitingsmethodieken en de toenemende mogelijkheden rondom metadata

Recentelijk was ik getuige van een demonstratie van een BI oplossing die gericht was op het real-time rapporteren over de status van onderdelen van complexe technische installaties. Met bepaalde grafische visualisaties is daarmee in één oogwenk inzichtelijk te maken wanneer bijvoorbeeld de temperatuur in een deel van de installatie te hoog oploopt. Hiermee kan een organisatie haar omgeving eenvoudig interpreteerbaar maken. Alleen hoe ervoor te zorgen dat de persoon die op dat moment naar de visualisatie kijkt, ook daadwerkelijk de juiste beslissingen neemt? Iedere organisatie heeft procedures en richtlijnen over hoe om te gaan met bepaalde situaties. Deze procedures en richtlijnen zijn veelal elektronisch vastgelegd in bijvoorbeeld een document management systeem (onderdeel van een ECM suite?). Alleen zijn de BI oplossing en de ECM oplossing niet gekoppeld. Het vinden van de passende procedure blijft hierdoor mensenwerk, wat niet alleen kan leiden tot de verkeerde procedure, maar ook tot het helemaal niet vinden van de procedure.